Autoresponder
From Occhio FAQ
Contents |
Out of office reply
Als u bij uw e-mailadres een autoresponder aan hebt staan, dan krijgen alle mensen die u een e-mail sturen automatisch een standaard e-mail van u terug.
Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld op vakantie bent.
U kunt een autoreponser op de volgende manier instellen.
- Ga naar http://www.occhio.nl/23/hostingbeheer/
- Log in met uw volledige e-mailadres (dus bv. info@occhio.nl) en uw e-mail-wachtwoord
- Klik op Autoresponders
- Klik op Add New Autoresponder
- Voer bij Autoresponder name een naam in waaraan u de autoresponder kunt herkennen.
- Voer bij Upon automatic response, forward the original message to the specified e-mail eventueel een e-mailadres (bv. van een collega) in waarnaar de e-mail doorgestuurd moet worden.
- Voer bij Reply subject een onderwerp voor de autoresponder in.
- Voer bij Reply with text een tekst voor de autoresponder in.
- Klik op Finish.
- Klik op Switch On om de autoresponder te activeren.
- Test de autoresponder (zie hieronder)
Testen
U kunt testen of de autoresponder werkt door een mail naar uzelf te sturen en te wachten totdat u een automatisch bericht terug ontvangt.
Na uitschakelen kunt u op dezelfde manier testen of er geen automatisch bericht meer verschijnt.
Tips
- zet een paar weken van te voren als in de handtekening van al je e-mails wanneer je op vakantie gaat.
- zet geen e-mailadressen van collega's in je autoresponder. Spammers hebben daardoor weer een nieuwe lijst van te spammen e-mailadressen. Doe dit alleen als je een heel goed spamfilter hebt.
- geef duidelijk aan wat er met gestuurde mail gebeurt:
- het wordt doorgestuurd
- het wordt gelezen na de vakantie
- het wordt weggegooid. Mail na de vakantie maar weer.
- geef ook aan wat mensen bij spoed moeten doen, bv een collega bellen
- zeg dat je een dag langer op vakantie bent dan dat je echt bent.. die dag heb je nodig om na een lange vakantie je e-mail te beantwoorden
- zet eventueel ook een engelse versie van de tekst in de mail
Autoresponders en spam
Let op! Wanneer u een autoresponder ingesteld hebt, zult u ook "undeliverd mail"-berichten ontvangen. Wanneer u namelijk een spambericht ontvangt zal uw autoresponder een out-of-office reply terugsturen. Omdat het emailadres van de afzender van een spambericht meestal niet actief is, zult u daarna daarom vaak een undeliverd mailbericht ontvangen waarin aangegeven staat dat dit adres niet bestaat.
Omdat de mailserver waarmee u werkt altijd langere tijd probeert een mail af te leveren, voordat het stopt met dit proberen, kan het daarom zijn dat, nadat uw de autoresponder heeft uitgeschakeld nog steeds undeliverd mailberichten ontvangt. Soms wel tot een week nadat uw de autoresponder heeft uitgeschakeld.
Hou hier rekening mee; dwz weet dat dit zo werkt. U hoeft geen verdere actie te ondernemen.
Tags
Out of office, outofoffice, out-of-office, afwezigheid, afwezigheidsassistsent, assistent, vakantie